Silosy w firmach to temat, który pojawia się od lat. Niezależnie od tego, czy mówimy o organizacji tradycyjnej, czy cyfrowej, problem pozostaje ten sam: brak współpracy i wymiany informacji między działami. W czasach cyfryzacji można by sądzić, że problem silosów odejdzie w niepamięć. Nic bardziej mylnego. Cyfryzacja, jeśli nie jest prowadzona strategicznie, może pogłębiać istniejące podziały. Jak więc unikać typowych pułapek i upewnić się, że cyfryzacja nie tylko usprawni procesy, ale także zintegruje firmę? Przyjrzyjmy się temu bliżej.
SPIS TREŚCI
Jak Powstają Cyfrowe Silosy?
W tradycyjnych firmach silosy wynikają z podziałów między działami – np. produkcja i jakość działają bardzo często w konflikcie i mimo, że wymieniają się informacjami, to nie zawsze robią to chętnie. Problem rozgrywa się na dwóch płaszczyznach: twardej i kiękkiej. Zacznijmy od tej drugiej. Płaszczyzna miękka, to konflikt między ludźmi. Co prawda z punktu widzenia całego przedsiębiorstwa zarówno produkcja jak i jakość mają wspólny cel: satysfakcja klienta, a co za tym idzie dobra relacja, sprzedaż i zysk. Powinno działać prawda? No tak… i nie. Bo kiedy zejdziemy na ziemię, postawimy naprzeciwko siebie inżyniera jakości i kierownika produkcji, to może okazać się, że ich lokalne cele są w jawnym konflikcie. Kierownik produkcji chce produkować, to oczywiste. Dużo i szybko. Niekoniecznie dobrze, no chyba, że to dobrze nie przeszkadza w dużo i szybko. Inżynier jakości swoimi działaniami często tę produkcję spowalnia lub wręcz zatrzymuje. Dokłada dodatkowe kontrole, prowadzi analizy, robi testy i zatrzymuje linię, dokłada systemy wizyjne i czujniki co utrudnia życie operatorów. Dołózmy do tego parę błedów komunikacyjnych i konflikt mamy gotowy. A cyfrowe silosy moga go jedynie pogłębić. Różne sposoby zbierania i przetwarzania danych w obu działach sprawiają, że jedni muszą “sięgać do kieszeni” drugich. Jakość potrzebuje danych z produkcji, produkcja może nie chcieć ich zbierać bo to dla niej niewygodne, nieergonomiczne, lub ujawnia to, co chce się ukryć… no i konflikt się pogłębia. Podobny konflikt może dziać się na poziomie systemów informatycznych. Wiele firm wdraża dedykowane oprogramowanie w poszczególnych działach, nie myśląc o ich integracji. Informacja z jednego systemu nie może łatwo trafić do drugiego. Potrzebna jest gimanastyka w excelu, co również absorbuje dodatkowych ludzi, odrywa ich od innych obowiązków, generuje frustrację i konflikty.
Na przykład, dział magazynu może pracować na systemie WMS, który zarządza logistyką, ale ten system nie jest połączony z systemem MES na produkcji, a MES z kolei nie jest skomunikowany z CMMS w utrzymaniu ruchu. Brakuje także integracji z APS, czyli planowaniem produkcji. Każdy z tych systemów działa świetnie osobno, ale razem tworzą hermetyczne środowiska, które nie dzielą się informacjami. Efekt? Dane przepływają wolno, procesy się opóźniają, a cyfrowe silosy pogłębiają problemy, które cyfryzacja miała rozwiązać.
Negatywne Skutki Cyfrowych Silosów
Cyfrowe silosy prowadzą do jednej głównej konsekwencji – braku synchronizacji danych, co odbija się na efektywności firmy. Brak integracji między systemami powoduje, że dane nie przepływają płynnie, co zmusza pracowników do ręcznego ich przenoszenia. W branży IT nazywa się to „interfejsem białkowym” – to człowiek staje się pośrednikiem między systemami. Przykład? Dane z systemu produkcji mogą trafiać do Excela, który z kolei trafia do innego działu by zostać zaimportowany do innego systemu np. WMS – a wszystko to odbywa się ręcznie. Pracownicy zamiast zajmować się analizą czy podejmowaniem decyzji, przenoszą dane między systemami, co jest nieefektywne, zwiększa ryzyko błędów i jest zwyczajnie frustrujące i prowadzi do wypalenia zawodowego pracowników.
Brak automatyzacji i spójnego przepływu danych sprawia, że firma traci na elastyczności, reaguje wolniej na zmieniające się okoliczności a w skrajnych wypadkach nie umie zareagwać wcale, gdyż informacja dociera zbyt późno, nie dociera wcale, lub nie istnieje sposób na obsłużenie nowej sytuacji. Utrudniony przepływ informacji między działami finalnie zmniejsza konkurencyjność organizacji.
Strategiczne Podejście do Cyfryzacji: Jak Eliminować Silosy?
Czy cyfryzacja może eliminować silosy? Oczywiście, ale tylko pod warunkiem, że jest wdrożona strategicznie. Zacząć trzeba od tego, by na cyfryzację patrzeć jako na proces całościowy, a nie jako na zbiór odrębnych działań w różnych działach.
Kluczowym krokiem jest identyfikacja procesu głównego – w firmach produkcyjnych o których tutaj mowa, będzie to oczywiście produkcja, dla firm usługowych główna usługa, ale nimi się tutaj nie zajmujemy. Zatem to na produkcji należy się skupić na początku, od niej zacząć cyfryzację i dopiero później myśleć o integracji procesów pomocniczych, takich jak logistyka czy utrzymanie ruchu. Jeśli w tym miejscu masz wątpliwości, czy produkcja jest procesem głównym firmy produkcyjnej, to zadaj sobie pytanie pomocnicze: gdzie w firmie powstają pieniądze, czyli po prostu za co płacą klienci. W silosowej rzeczywistości nie trudno jest dojść do przekonania, że każdy z działów jest najważniejszy, bo wszystkie sobie wzajemnie przeszkadzają. Brak silosów można poznać zaś po tym, że każdy w organizacji wie co jest procesem głównym, a wszystkie inne procesy, są mu podporządkowane i pracują tak, aby mu nie przeszkadzać.
Jak podporządkować procesowi głównemu pozostałe? No cóż, potrzebny jest bębniarz, zupełnie jak na galerze. Aby wszyscy wioślarze wiosłowali równo, konieczne jest coś, co pozwoli im złapać wspólny rytm. Tym czymś jest puls, EKG, procesu produkcyjnego. A co nim jest? Dla produkcji miarą EKG jest przepływ. Po prostu. Jeśli produkujesz, jeśli powstają sztuki wyrobu, oznacza to, że Twój organizm żyje. To jak szybko one powstają w stosunku do tego jak szybko mogłyby powstawać, określa w bardzo prosty sposób kondycję Twojej produkcji.
Każda sztuka wyprodukowanego wyrobu, to też jeden cykl pracy maszyny, to jednostka pracy manualnej wykonana przez operatora, to półprodukt odłożony do bufora i komponent pobrany z supermarketu. Jedna sztuka na wyjściu procesu jest jak sygnał: zaksięguj pracę, zmniejsz stan magazynowy komponentu, zwiększ stan magazynowy półproduktu, nalicz operatorowi akord, przygotuj się na uzupełnienie supermarketu, przygotuj się na odbiór gotowego wyrobu i tak dalej. Widzisz jakie to proste? Jeśli nie masz takiego bębniarza, jeśli korzystasz wyłącznie np. z systemu ERP, to de facto twoja produkcja pracuje w systemie push. EKG mówi nam o tym kiedy linia produkcyjna “zasysa” komponenty i wypuszcza wyroby. To porządkuje rzeczywistość i implementuje faktyczny system pull na produkcji.
Kolejnym krokiem jest wybór systemów, które umożliwią automatyczną wymianę danych między działami. Przykładem może być zastosowanie cyfrowego kanbanu, który automatycznie przekazuje informacje o potrzebach produkcji do logistyki. Dzięki temu dział logistyki wie, kiedy uzupełnić materiały, zanim skończą się na linii produkcyjnej, a dział produkcji nie musi zatrzymywać pracy, żeby ręcznie zgłaszać brak materiałów.
W tym kontekście kluczowe jest to, by cyfryzacja nie polegała na wdrażaniu wyłącznie nowych narzędzi, ale na integracji danych i procesów w całej organizacji. Dopiero wtedy cyfryzacja zaczyna przynosić oczekiwane rezultaty.
Pułapki Cyfryzacji: Jak Uniknąć Błędów?
Jednym z najczęstszych błędów w cyfryzacji jest testowanie rozwiązań na pojedynczych maszynach bez uwzględnienia całego procesu. Przykładem może być wdrożenie systemu, który świetnie działa na jednej maszynie, ale nie ma żadnej łączności z resztą linii produkcyjnej czy z innymi działami. W efekcie mamy narzędzie, które dostarcza mnóstwo ciekawych danych, ale te dane nie mają praktycznego zastosowania na szeroką skalę.
Kupno „wodotrysków”, które świetnie wyglądają na prezentacjach sprzedawców, ale nie przynoszą wartości dodanej, to częsta pułapka. Aby tego uniknąć, trzeba zadać sobie pytanie: jaki efekt chcemy osiągnąć?. Cyfryzacja powinna przynosić realne korzyści – przede wszystkim lepszą synchronizację przepływu informacji i poprawę wydajności całego przedsiębiorstwa.
Podsumowanie
Cyfrowe silosy to poważne zagrożenie dla firm, które przechodzą proces cyfryzacji bez odpowiedniej strategii. Cyfryzacja powinna być wdrażana z myślą o całym przedsiębiorstwie, a nie tylko o pojedynczych działach czy maszynach. Kluczem do sukcesu jest integracja systemów i automatyzacja przepływu danych między działami. Tylko wtedy cyfryzacja przyniesie realne korzyści, takie jak zwiększona efektywność, lepsza współpraca i większa konkurencyjność.
Jeśli Twoja firma zmaga się z cyfrowymi silosami lub planuje cyfryzację, skontaktuj się z nami, aby dowiedzieć się, jak możemy pomóc. Zintegrujemy Twoje systemy i zoptymalizujemy przepływ informacji, aby cyfryzacja przyniosła wymierne korzyści dla całej organizacji.
